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Dicas de apps para produtividade para empresas

Sua empresa pode até ser micro ou pequena, mas as tarefas e objetivos são sempre grandes. No momento da correria do dia a dia, muitas vezes esquecemos ou adiamos demais certas responsabilidades que tínhamos para cumprir naquele momento. Para apoiar nessa parte, e garantir noites de sono mais tranquilas sabendo que tudo está encaminhando dentro do prazo correto, existem diversas opções de aplicativos de produtividade, desde opções mais simples até mais complexas, para cada tipo de demanda envolvida.

Primeiramente é bom avaliar em qual dispositivo o uso dos aplicativos se tornará mais prático e ideal para seu cenário. Ao utilizar os programas em um computador você poderá ter mais controle dos dados e, por muitas vezes, acesso a ferramentas mais completas e robustas para administrar as informações inseridas. Já com o uso de um celular você poderá contar com suas funções onde quer que você esteja, praticamente a qualquer momento, desde que possua uma conexão móvel, mas abdicando a visualizar as telas com maior detalhamento e perdendo algumas funções exclusivas para uso no computador. Porém, é claro, o ideal é apostar em soluções que atendam ambos os cenários, para usos em computadores e em celulares, com sincronização automática e que permitam compartilhamento das atividades entre os membros da sua equipe.

Em segundo lugar é essencial ter em mente a importância em garantir a segurança e conformidade das informações que vai incluir nestes aplicativos. Por se tratar de dados sensíveis e sigilosos, é primordial assegurar que o acesso será seguro, utilizando senhas fortes e, sempre que possível, autenticação de dois fatores, para que em caso de acesso indevido ao seu dispositivo ou extravio dele, os dados de seu negócio não caiam em mãos erradas, ou sejam sequestrados por criminosos digitais, que utilizam esses acessos para roubar dados ou exigir pagamento de resgate para devolução das informações. Além disso, mesmo dentre os membros de sua equipe, é fato que nem todos devem ter os mesmos níveis de responsabilidades e acessos, por isso é recomendado antes de iniciar o uso de aplicativos de produtividade avaliar com atenção quem poderá utilizar e, por consequência, terá nas mãos as informações para incluir, editar ou excluir de suas rotinas e tarefas. São cuidados básicos que, com certeza, devem ser levados em consideração antes de tomar qualquer decisão de uso das plataformas que vamos indicar.

E, por fim, ao optar pelo uso de ferramentas de apoio à sua gestão, um conselho valoroso é não desistir no meio do processo por conformismo ou resistência. É claro que, nos primeiros dias, alterar seus controles para novos locais será trabalhoso, exigirá uma atenção especial e poderá tomar alguns momentos valiosos de seu dia aprendendo a utilização e descobrindo como efetuar todos os processos disponíveis nos programas, porém todo o tempo dedicado a isso será recompensado em pouco tempo, quando você perceber que está tomando decisões melhores e mais rapidamente, sem perder prazos e nem deixar uma demanda ou cliente para trás. Mas, claro, se perceber que mesmo com as configurações corretas e com o uso devido o aplicativo não está servindo ao seu propósito, existem diversas opções de alternativas ou complementares que poderão se adequar melhor ao seu cenário e suas expectativas. Novamente, é ideal não abandonar o uso das ferramentas e somente readequar.

Vamos agora detalhar quais serão os cinco aplicativos que escolhemos para indicar neste artigo, que serão valorosas adições ao dia a dia de sua empresa. Todos eles possuem acesso gratuito (com opções de planos de assinaturas para usufruir de mais funcionalidades), podem ser utilizadas em computadores e celulares e, claro, são seguros e validados por milhões de usuários em todo o mundo. Vamos lá:

·         Todoist

·         Trello

·         Slack

·         Discord

·         Microsoft 365

Todoist

Site oficial: https://todoist.com/

Começamos com o mais “básico” de todas as alternativas que vamos listar, mas a que é mais fácil de começar a usar e que rapidamente solucionará diversas dificuldades em seu dia a dia. Todo mundo já usou uma folha de papel para fazer as anotações das tarefas, e sabe a satisfação que é riscar a tarefa como concluída e, claro, a dor de cabeça de perdê-la. O Todoist é a versão digital de seu papel de anotações de tarefas, com a vantagem de permitir incluir subtarefas, classificar tarefas por projetos, compartilhar projetos com outras pessoas, definir prioridades, receber notificações informativas sobre os status das tarefas e, o melhor, estar sempre de fácil acesso e sem risco de se perder ou ir para o lixo por acidente.

Trello

Site oficial: https://trello.com

Para projetos mais robustos e que precisam de mais informações à disposição da equipe, o Trello é uma ferramenta de gestão de projetos em quadros utilizando a metodologia kanban, permitindo integrar todo seu time em seus projetos com cartões identificados dentro de um fluxo claro e objetivo. Ele ainda permite criar quadros próprios para diferentes projetos, compartilhando os mesmos somente com os membros que estão dentro do time naquele momento, permite incluir imagens, textos, definir prazos e incluir cores para facilitar a identificação do que é prioridade, em tempo real e de maneira colaborativa.

Slack

Site oficial: https://slack.com/

Sabe quando aquele e-mail importante que você enviou para sua equipe se perdeu ou foi para o spam? Ou quando aquela mensagem importante do grupo de WhatsApp acabou ignorada no meio de tantos assuntos? O Slack permite uma comunicação eficaz e direta com sua equipe, criando canais de comunicação por projeto, tema ou grupo de trabalho, onde todos poderão enviar e receber as comunicações em tempo real, podendo comentar, incluir anotações e integrar com outras soluções para enviar arquivos, relatórios e apresentações para a visualização de todos os participantes.

Discord

Site oficial: https://discord.com/

Inicialmente uma plataforma para bate papo entre “gamers”, o Discord é hoje referência em plataforma para conversas em tempo real, permitindo criar grupos distintos por assunto, convidar somente os participantes deste assunto e manter um canal aberto de diálogo com todos o tempo todo, ou quando for necessário, conforme sua demanda. Além disso, pela amplitude de sua utilização, o Discord conta hoje com inúmeras comunidades reunidas para networking e troca de informações, podendo ainda ser um canal de novidades e temas pertinentes ao seu negócio.

Microsoft 365

Site oficial: https://www.microsoft365.com/

É de desconhecimento de muitas pessoas, mas hoje qualquer um pode utilizar os programas do antigo pacote Office, atualmente conhecido por Microsoft 365, de maneira gratuita pela internet. A versão paga da plataforma permite baixar todas as ferramentas e ter acesso ao plano de armazenamento do Microsoft One Drive, mas ter a mão sempre que preciso o Word, Excel, Power Point, Outlook e todos as demais soluções disponíveis de maneira gratuita e sem necessidade de instalações é uma excelente forma de aumentar a produtividade e evitar a perda de tempo em produções em tempo real de documentos ou aquela alteração necessária de última hora.

Esperamos fortemente que nossas indicações agreguem a seu negócio e permitam aumentar a produtividade, reduzir o tempo perdido e alavancar seu sucesso. E, já que agora as dores de cabeça do passado já ficaram para trás, que tal agregar ainda mais valor à sua empresa com as opções de espaços corporativos da east.work?

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